Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens. Hieronder leest u welke gegevens wij bewaren, waarom wij dat doen en hoe lang. Ook leest u wat u zelf kunt regelen.
Versie juli 2026.
1. Wie uw gegevens verwerkt
Diplomatic Cleaning Service is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens.
Ganzenplantsoen 32, 2496 HZ Den Haag
KvK 75523515
BTW NL860312045B01
Telefoon 06 30 60 86 38
E-mail info@diplomaticservice.nl
Heeft u een vraag over uw gegevens? Mail of bel ons gerust. U krijgt gewoon een mens aan de lijn.
2. Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken alleen gegevens die u zelf aan ons geeft, plus een klein deel dat de website technisch vastlegt.
- Via het contactformulier of per mail: uw naam, bedrijfs- of organisatienaam, het adres van het pand, uw telefoonnummer, uw e-mailadres en de inhoud van uw bericht.
- Als u klant wordt: de contactpersoon, het factuuradres, het btw-nummer, het bankrekeningnummer en de afspraken over het werk.
- Uit ons contact daarna: offertes, mailwisseling, planning, werkbonnen en facturen.
- Technisch: onze webhosting legt bezoeken vast in logbestanden, met uw IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina.
Wij vragen niet naar bijzondere gegevens, zoals gezondheid, geloof of afkomst. Stuurt u die toch mee in een bericht, dan verwijderen wij ze zodra wij het zien.
Onze website is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder de 16 jaar.
3. Waarom wij dit doen
Wij gebruiken uw gegevens voor deze doelen, met de grondslag erbij:
- Uw vraag beantwoorden en een prijsopgave maken. Grondslag: uw verzoek en de stappen die aan een overeenkomst voorafgaan.
- Het werk plannen en uitvoeren. Grondslag: de overeenkomst met u.
- Factureren en de boekhouding bijhouden. Grondslag: onze wettelijke plicht.
- Contact houden over lopend werk en klachten afhandelen. Grondslag: de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij goede service.
- De website veilig houden en misbruik van formulieren tegengaan. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige site.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame. Wij verkopen ze niet en verhuren ze niet.
4. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
- Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden na het laatste contact.
- Offertes en opdrachtdossiers: 7 jaar na afronding.
- Facturen en boekhouding: 7 jaar. Dat schrijft de Belastingdienst voor.
- Gewone mailwisseling: 24 maanden, tenzij die bij een dossier hoort.
- Logbestanden van de website: maximaal 12 maanden.
Moeten wij iets langer bewaren omdat een dossier of een geschil nog loopt, dan verwijderen wij het zodra dat kan.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij delen alleen wat nodig is, en alleen met partijen die voor ons werken:
- ons hostingbedrijf, dat de website en de e-mail draait;
- onze boekhouder en ons boekhoudpakket, voor de facturen;
- een incassobureau of deurwaarder, als een factuur onbetaald blijft;
- de overheid, als de wet ons daartoe verplicht.
Met partijen die voor ons gegevens verwerken, maken wij verwerkersafspraken. Daarin staat dat zij uw gegevens alleen voor ons mogen gebruiken en goed moeten beveiligen.
6. Diensten van derden op onze website
Onze website haalt de lettertypen op bij Google Fonts. Uw browser doet dat rechtstreeks bij Google. Daarbij ziet Google uw IP-adres.
Op onze pagina’s staat ook een script van Google reCAPTCHA. Dat onderdeel beschermt formulieren tegen spam.
Deze verwerking kan buiten de Europese Unie plaatsvinden. Meer hierover leest u in ons cookiebeleid.
7. Wat u kunt vragen
U heeft een aantal rechten. U mag ons vragen om:
- inzage in de gegevens die wij van u hebben;
- correctie, als er iets niet klopt;
- verwijdering, als wij de gegevens niet meer nodig hebben;
- beperking van de verwerking, zolang iets wordt uitgezocht;
- overdracht van uw gegevens in een leesbaar bestand;
- bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang rust.
Stuur uw verzoek naar info@diplomaticservice.nl. Zet er kort bij wat u wilt. Wij reageren binnen vier weken.
Wij mogen u vragen om uzelf te identificeren. Zo voorkomen wij dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven.
Vindt u dat wij uw verzoek niet goed oppakken, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij horen het liever eerst zelf, dan kunnen wij het oplossen.
8. Hoe wij uw gegevens beveiligen
Het verkeer met onze website loopt over een beveiligde verbinding. Onze systemen zijn afgeschermd met wachtwoorden. Alleen mensen die de gegevens nodig hebben, kunnen erbij.
Gaat er ondanks alles iets mis, dan behandelen wij dat als datalek. Wij melden dat zoals de wet het voorschrijft, en waarschuwen u als het u raakt.
9. Cookies
Bij een gewoon bezoek plaatsen wij zelf geen cookies. Wat er wel gebeurt, staat in ons cookiebeleid.
10. Wijzigingen
Verandert onze werkwijze of de wet, dan passen wij dit privacybeleid aan. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.
Diplomatic Cleaning Service controleert deze tekst en vult hem aan waar de eigen praktijk hiervan afwijkt.